Kathrin Straßer, MSc, Medical Park SE
Impulsvortrag auf dem 1. Tiroler Symposium für Qualität im Gesundheitswesen 2024
In Deutschland besteht die gesetzliche Vorgabe, dass sich stationäre Rehabilitationseinrichtungen an einem regelmäßigen Zertifizierungsverfahren zu beteiligen haben. Innerhalb dieses Verfahrens müssen auch interne Audits durchgeführt werden, wenn eine Zertifizierung gemäß der Norm DIN EN ISO 9001 angestrebt wird. Im Unternehmen Medical Park SE sind 13 Reha-Kliniken und 5 ambulante Reha- und Therapiezentren zertifiziert, im Rahmen einer Matrixzertifizierung sind regelmäßig interne Audits durch die Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) zu absolvieren.
Um einer einheitlichen Vorgehensweise hinsichtlich der Fragestellung und den Anforderungen der Prozessorientierung Rechnung zu tragen, wurden im Rahmen eines Projektes Checklisten für interne Audits erstellt. Es erfolgte ein Abgleich der DIN EN ISO 9001 Kapiteln mit Prozessen und Bereichen, eine entsprechende Zuordnung und daraus die Entwicklung von Fragestellungen. Diese wurden in den entsprechenden Checklisten z.B. Aufnahmeprozess Patient*in hinterlegt, ebenso Kriterien, die der Erfüllung der Anforderung dienen. Da die Checklisten im Excel-Format angelegt sind, sind automatische Verknüpfungen möglich. Wenn z.B. eine Qualitätsanforderung nur teilweise oder nicht erfüllt ist und dies im jeweiligen Feld angekreuzt wird, erfolgt ein Übertrag in die entsprechende Übersichts-Tabelle als Verbesserungspotenzial oder als Abweichung. Der/die Lead Auditor*in des internen Audits fasst die einzelnen Auditberichte zu einem Gesamtbericht zusammen, so dass die Beteiligten am jeweiligen Standort die Möglichkeit haben, zeitnah vor Durchführung des externen Audits Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Die Checklisten haben sich in internen Audits 2023 und 2024 hervorragend bewährt. Von den QMBs wurden die Übersichtlichkeit, die einfache Handhabung und die unkomplizierte Dokumentation sehr positiv bewertet. Auch die Vorbereitungszeit für die internen Audits hat sich deutlich reduziert. All diese Aspekte haben zu einer höheren Motivation bzgl. der Durchführung der internen Audits bei den QMBs geführt. Ebenso hat sich die Akzeptanz in den Kliniken hinsichtlich interner Audits verbessert, da ein aussagekräftiger Gesamtbericht vor den externen Audits zur Verfügung steht.